Giới thiệu về các chiến lược kiểm soát sử dụng License, Cloud và Web Services

Quản lý việc sử dụng phần mềm đối với các sản phẩm Bentley, đặc biệt trong lĩnh vực hạ tầng, là công việc hết sức quan trọng để tối ưu chi phí và tuân thủ giấy phép. SELECTserver và Subscription Entitlement Service (SES) là những giải pháp từ Bentley giúp doanh nghiệp giám sát hoạt động sử dụng phần mềm trên các máy trạm. Tuy nhiên, với nhu cầu kiểm soát chặt chẽ hoặc để tránh phát sinh chi phí ngoài ý muốn, nhiều doanh nghiệp tìm kiếm thêm các chiến lược giới hạn hoặc quản lý sử dụng hiệu quả hơn.

Hiểu về cơ chế quản lý giấy phép của Bentley

Hệ thống SELECTserver chủ yếu cung cấp cơ chế báo cáo, ghi nhận việc sử dụng các sản phẩm Bentley từ nhiều máy khách và gửi dữ liệu về máy chủ trung tâm mà không hạn chế thời gian thực. Điều này có nghĩa là phần mềm không chặn người dùng ngay khi vượt quá giới hạn. Dịch vụ Subscription Entitlement Service mới còn giúp cảnh báo người dùng trước khi vượt quá số lượng giấy phép cho phép, hỗ trợ quản lý tốt hơn, đồng thời cho phép doanh nghiệp can thiệp để kiểm soát việc sử dụng vượt mức bằng nhiều phương án linh hoạt.

Phương án 1: Sử dụng máy trạm chuyên dụng cho sản phẩm Bentley

Việc chỉ định những máy tính riêng biệt để chạy các sản phẩm Bentley là cách hiệu quả để bảo đảm số lần sử dụng không vượt quá giới hạn giấy phép (số lượng license). Khi việc sử dụng phần mềm được gắn với từng thiết bị cụ thể, mỗi máy chỉ được tính một lượt sử dụng trong khoảng 10 phút, kể cả khi đăng nhập nhiều tài khoản khác nhau trên cùng máy đó.

Đối với máy sử dụng hệ điều hành máy khách như Windows 7, 8, 10,… bạn có thể bật chức năng truy cập từ xa để chia sẻ quyền sử dụng cho người không có điều kiện tiếp cận trực tiếp. Tuy nhiên, mỗi lúc chỉ có một người được quyền sử dụng, phù hợp với cam kết bản quyền Bentley.

Hướng dẫn bật chức năng Remote Desktop trên Windows:

1. Mở Control Panel → Chọn “Remote settings” ở thanh bên trái.
2. Trong mục Remote Desktop, chọn tuỳ chọn thứ hai hoặc thứ ba để bật kết nối qua Remote Desktop.

3. Chọn “Select Users” để chỉ định người dùng được phép truy cập.
4. Nhấn OK để lưu thiết lập.
Lưu ý: Đối với máy chủ cài hệ điều hành Windows Server, nhiều người dùng có thể kết nối và chạy phần mềm Bentley cùng lúc, không giống máy khách – điều này có thể ảnh hưởng tới tuân thủ giấy phép. Ngoài ra, khi hoàn thành công việc qua truy cập từ xa, hãy chắc chắn thoát khỏi phần mềm hoàn toàn (sign out), không chỉ ngắt kết nối remote, để tránh tình trạng phần mềm vẫn chạy ngầm, gây phát sinh thêm lượt sử dụng.

Phương án 2: Đặt lịch sử dụng phần mềm qua lịch trực tuyến

Doanh nghiệp trong lĩnh vực hạ tầng có thể quản lý thời gian sử dụng phần mềm Bentley bằng cách sử dụng các nền tảng lịch như Microsoft Outlook hoặc Google Calendar. Bạn hãy đặt lịch trước cho từng người hoặc từng nhóm về thời gian được sử dụng phần mềm trên mỗi máy, tránh trùng lặp và kiểm soát sát sao việc phân phối license cho nhiều dự án hoặc phòng ban.

Phương án 3: Sử dụng phần mềm quản lý license của bên thứ ba

Một số phần mềm quản lý giấy phép bản quyền ngoài do bên thứ ba cung cấp có khả năng kiểm soát nghiêm ngặt việc sử dụng và thống kê số liệu chính xác cho sản phẩm Bentley:

• K2 của Sassafras Software
• SofTrack của Integrity Software
• Licentie Controle Applicatie (tham khảo bản tiếng Anh) từ 4D Select

Lưu ý: Bentley chỉ công nhận sự tồn tại của các phần mềm này, không chịu trách nhiệm hay tham gia sâu về mặt kỹ thuật, nên khi có vấn đề phát sinh liên quan đến kích hoạt hoặc sử dụng, bạn sẽ cần liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp phần mềm quản lý license.

Một số lưu ý quan trọng khi kiểm soát sử dụng phần mềm Bentley

– Luôn đảm bảo tắt hoàn toàn phần mềm khi kết thúc phiên làm việc để tránh phát sinh vượt mức sử dụng.
– Ưu tiên lên lịch và phân chia rõ ràng cho nhóm kỹ sư, kiến trúc sư sử dụng chung một license.
– Xem xét tìm hiểu thêm về hệ thống cảnh báo tự động hoặc nền tảng quản lý license trung gian nếu nhu cầu kiểm soát khắt khe hơn.

Bằng các giải pháp chủ động, doanh nghiệp hạ tầng sẽ luôn chủ động trong việc sử dụng phần mềm Bentley, kiểm soát chi phí và tuân thủ thuận lợi các quy định bản quyền quốc tế.